Umsatzsteuererklärung selber machen: Ein Leitfaden für Selbstständige und Unternehmer

Die Umsatzsteuererklärung ist ein zentrales Element der steuerlichen Pflichten für Selbstständige und Unternehmer in Deutschland. Sie dient dazu, die eingenommene Umsatzsteuer (Umsatzsteuer) und die gezahlte Vorsteuer (Vorsteuer) zu melden. In diesem ausführlichen Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Ihre Umsatzsteuererklärung selbst erstellen können, welche Schritte dabei zu beachten sind und welche Tipps Ihnen helfen, häufige Fehler zu vermeiden.

Was ist die Umsatzsteuererklärung?

Die Umsatzsteuererklärung ist ein Dokument, das Unternehmen an das Finanzamt übermitteln müssen, um ihre steuerlichen Verpflichtungen im Bereich der Umsatzsteuer zu erfüllen. Die Erklärung gibt Auskunft über:

• Einnahmen: Die von Ihnen eingenommene Umsatzsteuer aus Verkäufen oder Dienstleistungen.
• Ausgaben: Die Vorsteuer, die Sie auf Einkäufe oder Dienstleistungen gezahlt haben.

Die Differenz zwischen diesen Beträgen bestimmt, ob Sie eine Nachzahlung leisten müssen oder ob Ihnen Geld zurückerstattet wird. Eine korrekte und fristgerechte Abgabe der Umsatzsteuererklärung ist entscheidend, um rechtliche Konsequenzen und finanzielle Auswirkungen zu vermeiden.

Warum sollten Sie die Umsatzsteuererklärung selbst machen?

1. Kostenersparnis: Steuerberater können teuer sein. Wenn Sie Ihre Umsatzsteuererklärung selbst erstellen, sparen Sie sich diese Kosten.
2. Transparenz: Durch das eigenständige Erstellen der Erklärung behalten Sie den Überblick über Ihre Finanzen und verstehen besser, wo Ihr Geld bleibt.
3. Lernprozess: Das Verständnis Ihrer steuerlichen Verpflichtungen kann Ihnen helfen, zukünftige Entscheidungen besser zu treffen und mögliche Steuervorteile zu nutzen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung Ihrer Umsatzsteuererklärung

1. Vorbereitung der Unterlagen

Bevor Sie mit der Erstellung Ihrer Umsatzsteuererklärung beginnen, sollten Sie alle relevanten Unterlagen sammeln:

• Rechnungen über Einnahmen: Alle Rechnungen, die Sie an Kunden gestellt haben.
• Belege für Ausgaben: Alle Eingangsrechnungen von Lieferanten oder Dienstleistern.
• Kontoauszüge: Bankauszüge zur Überprüfung von Zahlungseingängen und -ausgängen.
• Buchhaltungsunterlagen: Falls vorhanden, nutzen Sie Ihre Buchhaltungssoftware oder Excel-Tabellen zur Übersicht.

2. Ermittlung der Umsätze

Berechnen Sie zunächst Ihre gesamten Umsätze im relevanten Zeitraum (in der Regel jährlich oder vierteljährlich). Achten Sie darauf:

• Steuerpflichtige Umsätze: Diese unterliegen dem regulären Steuersatz (19 % oder ermäßigter Satz von 7 %).
• Steuerfreie Umsätze: Dazu gehören beispielsweise bestimmte Exportgeschäfte oder innergemeinschaftliche Lieferungen.

Führen Sie eine detaillierte Aufstellung aller Einnahmen durch und stellen Sie sicher, dass alle Beträge korrekt erfasst sind.

3. Vorsteuerabzug prüfen

Überprüfen Sie alle Eingangsrechnungen auf deren Vorsteuerelemente:

• Stellen Sie sicher, dass die Rechnungen ordnungsgemäß ausgestellt sind (vollständiger Name des Lieferanten, Steuernummer etc.).
• Berechnen Sie die Vorsteuern aus Ihren Ausgaben. Diese können von Ihrer eingenommenen Umsatzsteuer abgezogen werden.

4. Ausfüllen des Formulars

Das Formular zur Umsatzsteuererklärung kann online über das ELSTER-Portal des Finanzamts ausgefüllt werden. Hier sind einige wichtige Punkte zu beachten:

• Allgemeine Angaben: Geben Sie Ihre persönlichen Daten sowie Ihre Steuernummer an.
• Umsätze eintragen: Tragen Sie die ermittelten Umsätze in die entsprechenden Felder ein.
• Vorsteuern eintragen: Geben Sie den Betrag der abzugsfähigen Vorsteuern an.

Achten Sie darauf, alle Felder sorgfältig auszufüllen und keine Angaben zu vergessen. Fehler können zu Verzögerungen oder Nachfragen vom Finanzamt führen.

5. Abgabe der Erklärung

Reichen Sie Ihre Umsatzsteuererklärung fristgerecht beim Finanzamt ein:

• Die Frist für die Abgabe der Erklärung ist in der Regel bis zum 31. Juli des Folgejahres für das vorhergehende Jahr.
• Bei einer vierteljährlichen Abgabe müssen diese jeweils bis zum 10. Tag nach Ende des Quartals eingereicht werden.

Stellen Sie sicher, dass alle Unterlagen vollständig sind und bewahren Sie Kopien Ihrer eingereichten Erklärung auf.

Tipps zur Vermeidung von Fehlern

Um häufige Fehler bei der Erstellung Ihrer Umsatzsteuererklärung zu vermeiden, beachten Sie folgende Tipps:

1. Regelmäßige Buchführung: Halten Sie Ihre Buchhaltung stets aktuell. Führen Sie monatlich eine Übersicht über Einnahmen und Ausgaben durch.
2. Schulungen nutzen: Informieren Sie sich über Online-Kurse oder Webinare zum Thema Steuerrecht und Buchhaltung.
3. Software verwenden: Nutzen Sie Buchhaltungssoftware wie Lexware oder DATEV, die speziell für Selbstständige entwickelt wurde. Diese Programme bieten oft integrierte Funktionen zur Erstellung von Steuererklärungen.
4. Fristen im Blick behalten: Notieren Sie sich wichtige Fristen im Kalender und setzen Sie sich rechtzeitig mit Ihrer Steuererklärung auseinander.
5. Dokumentation pflegen: Halten Sie alle Belege gut organisiert – sowohl digital als auch physisch – um bei Bedarf schnell darauf zugreifen zu können.
6. Rückfragen klären: Scheuen Sie sich nicht davor, beim Finanzamt nachzufragen, wenn Unklarheiten bestehen.

Fazit

Die Erstellung Ihrer Umsatzsteuererklärung muss kein Angstthema sein! Mit der richtigen Vorbereitung und einem strukturierten Ansatz können auch Laien diese Aufgabe erfolgreich meistern. Nutzen Sie unsere Tipps und Anleitungen, um sicherzustellen, dass Ihre Erklärung korrekt und fristgerecht eingereicht wird – so bleiben Ihnen mögliche Probleme mit dem Finanzamt erspart!

Wenn Ihnen dennoch Unsicherheiten bleiben oder wenn Ihr Unternehmen wächst und komplexere steuerliche Fragestellungen auftreten, kann es sinnvoll sein, einen Steuerberater hinzuzuziehen – insbesondere um langfristig Steuervorteile optimal auszuschöpfen!

Wichtiger Hinweiß!

Bitte beachten Sie, dass dieser Artikel keine steuerliche Beratung darstellt. Die Informationen sind allgemeiner Natur und können nicht die individuelle Beratung durch einen Steuerberater ersetzen. Bei spezifischen Fragen oder Unsicherheiten bezüglich Ihrer persönlichen steuerlichen Situation sollten Sie sich an einen qualifizierten Steuerberater wenden.